🖨️ Módulo 11: Configurar e imprimir un libro
Imprimir no es presionar un botón al final. Primero debes decidir qué contenido saldrá, cómo se distribuirá en la página y si podrá leerse correctamente en papel.
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Lo que aprenderás
- ✓Configurar márgenes antes de imprimir una hoja.
- ✓Elegir entre orientación vertical y horizontal.
- ✓Acceder al panel de impresión y utilizar la vista previa.
- ✓Seleccionar impresora, cantidad de copias y área de impresión.
- ✓Comprobar la configuración antes de ejecutar la impresión.
Qué debes lograr en este módulo
La meta no es solo obtener una copia física. Debes lograr que la información se distribuya de manera ordenada, legible y profesional.
El supuesto a desaprender: imprimir no corrige una hoja desordenada. Solo traslada al papel los problemas que ya existen en pantalla.
La impresión comienza en Diseño de página
Las herramientas principales para configurar márgenes, orientación y distribución se encuentran en la pestaña Diseño de página.
Márgenes
Definen el espacio en blanco alrededor del contenido impreso.
Orientación
Determina si el papel se utilizará en posición vertical u horizontal.
Vista previa
Permite comprobar cómo quedará el documento antes de imprimir.
Definir el espacio alrededor del contenido
Desde Diseño de página, selecciona Márgenes. Puedes utilizar una configuración predeterminada o establecer medidas personalizadas.
Más espacio no siempre mejora la impresión
Márgenes demasiado estrechos pueden dificultar la lectura o provocar cortes según la impresora utilizada.
Configurar márgenes es equilibrar espacio, legibilidad y tamaño del contenido.
— DESAPRENDE
Márgenes personalizados
Los márgenes principales son Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.
Controla el espacio entre el contenido y el borde superior del papel.
Controla el espacio entre el contenido y el borde inferior.
Define el espacio disponible en el costado izquierdo.
Define el espacio disponible en el costado derecho.
Encabezado y pie de página
El pie de página se ubica en la zona inferior. Ambos pueden utilizarse para incluir títulos, fechas, numeración, nombres de archivo u otra información repetida.
Encabezado
Aparece en la parte superior.
Puede contener el nombre del informe.
Se repite en cada página.
Ayuda a identificar el documento.
Pie de página
Aparece en la parte inferior.
Puede incluir numeración o fecha.
Se repite en cada página.
Ayuda a controlar la secuencia.
Vertical u horizontal
La opción vertical funciona bien con listas extensas y pocas columnas. La horizontal ofrece más espacio para tablas anchas.
Vertical
Mayor altura disponible.
Menor ancho.
Útil para listas largas.
Adecuada para pocas columnas.
Horizontal
Mayor ancho disponible.
Menor altura.
Útil para tablas extensas.
Adecuada para muchas columnas.
La orientación depende de la estructura
Primero revisa cuántas columnas necesitas mostrar y cuánto espacio ocupan. La orientación debe adaptarse al contenido, no al hábito.
La página debe seguir la estructura de los datos, no obligar a los datos a deformarse.
— DESAPRENDE
Cómo cambiar la orientación
Después elige Vertical u Horizontal según la forma de la tabla.
Acceder a la impresión
Excel mostrará un panel con opciones de salida y una vista previa del documento.
La vista previa permite detectar cortes, páginas vacías, columnas fuera del papel y tamaños poco legibles antes de gastar tinta.
Revisar antes de ejecutar
Recorre todas las páginas y comprueba que los títulos, columnas, filas y totales sean visibles.
Seleccionar la impresora correcta
Si existen varias impresoras disponibles, revisa el nombre antes de continuar.
No asumas que Excel seleccionó la impresora correcta. El equipo predeterminado puede no ser el que necesitas utilizar.
La configuración depende de la impresora
Un documento que se ve bien con un equipo puede cambiar al seleccionar otro.
La vista previa no es definitiva hasta que eliges la impresora que realmente utilizarás.
— DESAPRENDE
Definir el número de copias
Escribe la cantidad necesaria o utiliza las flechas de la casilla.
Decidir qué parte del libro imprimir
La opción correcta depende del alcance del documento que necesitas obtener.
Imprime la hoja o las hojas actualmente seleccionadas.
Imprime todas las hojas que contiene el archivo.
Imprime únicamente el rango de celdas seleccionado previamente.
Imprimir hojas activas
Es adecuada cuando solo necesitas una parte del libro, pero puede ser insuficiente si el informe se distribuye en varias hojas.
Antes de imprimir, revisa la pestaña activa. Podrías enviar una hoja distinta de la que realmente necesitas.
Imprimir todo el libro exige revisar todas las hojas
Puede incluir hojas auxiliares, cálculos internos o páginas que no estaban preparadas para el papel.
Imprimir todo no significa imprimir mejor. Significa asumir que cada hoja está lista.
— DESAPRENDE
Imprimir un rango específico
Primero debes seleccionar el rango en la hoja. Después abre el panel de impresión y elige Imprimir selección.
Elegir el alcance correcto
Documento completo
Puede incluir varias hojas.
Requiere revisar todo el libro.
Es útil para informes completos.
Puede generar más páginas.
Rango específico
Incluye solo las celdas seleccionadas.
Reduce contenido innecesario.
Es útil para tablas o reportes parciales.
Exige seleccionar antes de imprimir.
Qué comprobar antes de imprimir
Una impresión incorrecta suele comenzar con una opción que nadie volvió a mirar.
Imprimir es el último paso
Esta acción envía el trabajo al equipo seleccionado con la cantidad y el alcance definidos.
La impresión profesional no depende del último clic. Depende de todas las decisiones tomadas antes.
— DESAPRENDE
Elegir la opción correcta
Configura e imprime una hoja
- ✓Abre la pestaña Diseño de página.
- ✓Prueba una configuración de márgenes predeterminada.
- ✓Configura márgenes personalizados.
- ✓Compara la orientación vertical con la horizontal.
- ✓Abre Archivo y selecciona Imprimir.
- ✓Revisa todas las páginas en la vista previa.
- ✓Selecciona la impresora adecuada.
- ✓Define una sola copia para la prueba.
- ✓Compara Imprimir hojas activas con Imprimir selección.
- ✓Ejecuta la impresión solo cuando la configuración sea correcta.
Comprueba que ninguna columna quede cortada, que el tamaño sea legible y que el área de impresión coincida con el contenido requerido. Revisa nuevamente impresora, copias y alcance antes de ejecutar.
Imprimir es preparar, revisar y ejecutar
También revisaste cómo seleccionar impresora, número de copias y área de impresión, utilizando la vista previa como control antes de ejecutar.
Una buena impresión no empieza en el papel. Empieza cuando decides cómo debe leerse la información.
— DESAPRENDE