Excel básico
⚙️ Módulo 7: Funciones básicas
📚 Manual de Excel Básico OTEC✦ Funciones matemáticas, estadísticas y lógicas
Una función no es una fórmula que debas construir desde cero. Es una instrucción predefinida que permite analizar datos, automatizar cálculos y responder preguntas concretas sobre una planilla.
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🎯
Lo que aprenderás
- ✓Reconocer la estructura y sintaxis de una función de Excel.
- ✓Utilizar referencias relativas al copiar funciones.
- ✓Aplicar Autosuma para calcular rangos rápidamente.
- ✓Usar SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR, CONTARA y CONTAR.BLANCO.
- ✓Construir una función SI con prueba lógica, valor verdadero y valor falso.
DE CALCULAR MANUALMENTE A AUTOMATIZAR
Objetivo
El propósito de este módulo es que puedas utilizar funciones matemáticas, estadísticas y lógicas para analizar datos. Aprenderás a seleccionar rangos, definir argumentos y obtener resultados automáticos según los requerimientos de la planilla. Qué debes lograr en este módulo
⚠️
El supuesto a desaprender: usar funciones no consiste en memorizar nombres. Consiste en reconocer qué pregunta necesitas responder con los datos.
Concepto base
Una función es una fórmula predefinida por Excel. Recibe uno o más valores, realiza un procedimiento interno y devuelve un resultado en la celda. Ese resultado también puede utilizarse dentro de una fórmula más amplia. Qué es una función
Fórmula manual
El usuario construye la operación. Ejemplo: =A1+A2+A3+A4 Puede volverse extensa. Exige escribir cada referencia.
VS
Función
Excel ya conoce la operación. Ejemplo: =SUMA(A1:A4) Trabaja con rangos. Reduce instrucciones repetitivas.
Sintaxis
Para que Excel reconozca una función, debes respetar una estructura definida. La estructura de una función
- ✓Comienza con el signo igual.
- ✓Continúa con el nombre de la función.
- ✓Abre un paréntesis.
- ✓Incluye los argumentos o datos que serán evaluados.
- ✓Separa argumentos distintos mediante punto y coma.
- ✓Cierra el paréntesis.
Reencuadre
Excel necesita reconocer cada parte de la función. Un paréntesis sin cerrar, un nombre mal escrito o un argumento incorrecto puede impedir que el cálculo se ejecute. La sintaxis no es un detalle
Una función puede tener la lógica correcta y aun así fallar si su estructura está incompleta.— DESAPRENDE
Argumentos
Los argumentos son los valores sobre los que trabajará la función. Pueden ser números, referencias de celda, rangos, textos u otras funciones. Los datos que recibe una función
🔢NúmeroToca para voltear
Valor escrito directamente dentro de la función, como 10 o 250.
📍CeldaToca para voltear
Referencia individual, como A1 o C5.
📏RangoToca para voltear
Conjunto continuo de celdas, como B2:B8.
🔤TextoToca para voltear
Contenido escrito entre comillas, como “Aprobado”.
⚙️Otra funciónToca para voltear
Una función puede utilizarse como argumento dentro de otra función.
Referencias
Una referencia relativa cambia automáticamente cuando una fórmula o función se copia hacia otra posición. Si una función utiliza A2 y se copia una fila hacia abajo, la referencia puede adaptarse a A3. Al copiarla nuevamente, puede avanzar a A4. Qué es una referencia relativa
ℹ️
La referencia relativa conserva la distancia entre la fórmula y los datos, no la dirección exacta de la celda original.
Comportamiento
Imagina que en C2 tienes la función: =SUMA(A2:B2) Si copias esa función hacia C3, Excel la adapta como: =SUMA(A3:B3) Si la copias hacia C4, cambia a: =SUMA(A4:B4) Cómo cambian las referencias al copiar
CrearEscribe la función en la primera fila.
CopiarDuplica la celda hacia la fila siguiente.
AdaptarExcel cambia las referencias según la nueva posición.
RevisarComprueba que cada fila utilice sus propios datos.
Automatización
Las referencias relativas permiten reutilizar una misma lógica en muchas filas. No necesitas escribir nuevamente la función para cada registro. Pero debes revisar que la adaptación apunte a las celdas correctas. Copiar una función no significa repetirla igual
Automatizar no es copiar sin mirar. Es repetir una lógica y comprobar que siga teniendo sentido.— DESAPRENDE
Autosuma
Autosuma permite insertar una función SUMA sin escribirla manualmente. Ubícate en la celda inmediatamente inferior a una columna de números o a la derecha de una fila. Después presiona Autosuma desde Inicio o Fórmulas. Sumar un rango rápidamente
UbicarSelecciona la celda donde aparecerá el total.
AutosumaHaz clic en el botón correspondiente.
RevisarComprueba el rango sugerido por Excel.
AceptarPresiona Enter para confirmar el cálculo.
Precaución
Excel intenta reconocer los datos cercanos y propone un rango. Antes de confirmar, revisa que la selección incluya todos los valores necesarios y no incorpore encabezados, subtotales u otras cifras. Autosuma propone un rango, pero tú decides
💡
No confirmes Autosuma por reflejo. Revisa primero el rango resaltado.
Función SUMA
SUMA agrega números individuales, referencias o rangos completos. Ejemplos: =SUMA(A1:A5) =SUMA(A1;C1;E1) =SUMA(A1:A5;C1:C5) Obtener el total de varios valores
ℹ️
Los dos puntos representan un rango continuo. El punto y coma separa argumentos o referencias distintas.
Función PROMEDIO
PROMEDIO suma los valores numéricos y divide el resultado por la cantidad de números evaluados. Ejemplo: =PROMEDIO(B2:B8) La función ignora normalmente las celdas vacías del rango. Calcular la media aritmética
El promedio resume un conjunto, pero no explica por sí solo cómo se distribuyen los datos.— DESAPRENDE
Extremos
MAX identifica el número más alto de un rango. MIN identifica el número más bajo. Encontrar el valor máximo y mínimo
MAX
Busca el valor mayor. Ejemplo: =MAX(B2:B8) Puede identificar la venta más alta. También sirve para detectar máximos.
VS
MIN
Busca el valor menor. Ejemplo: =MIN(B2:B8) Puede identificar la venta más baja. También sirve para detectar mínimos.
Conteo numérico
CONTAR calcula cuántas celdas de un rango contienen valores numéricos. Ejemplo: =CONTAR(B2:B20) No cuenta textos ni celdas vacías. Contar celdas que contienen números
💡
CONTAR responde cuántas celdas numéricas existen. No suma sus valores.
Conteo general
CONTARA cuenta celdas que contienen cualquier tipo de información. Puede incluir números, textos, fechas, fórmulas y otros contenidos. Ejemplo: =CONTARA(A2:A20) Contar celdas que no están vacías
CONTAR
Cuenta datos numéricos. Ignora textos. Ignora celdas vacías. Útil para cantidades y registros numéricos.
VS
CONTARA
Cuenta cualquier celda con contenido. Incluye textos y números. Ignora celdas realmente vacías. Útil para registros generales.
Celdas vacías
CONTAR.BLANCO identifica cuántas celdas están vacías dentro de un rango. Ejemplo: =CONTAR.BLANCO(C2:C20) Puede utilizarse para detectar datos pendientes o registros incompletos. Contar espacios sin información
Una celda vacía también comunica algo: puede señalar un dato pendiente, omitido o todavía no disponible.— DESAPRENDE
Resumen
Cada función responde una pregunta distinta sobre los datos. Qué responde cada función
➕
SUMA
¿Cuál es el total de los valores?
📊
PROMEDIO
¿Cuál es la media del conjunto?
⬆️
MAX
¿Cuál es el valor más alto?
⬇️
MIN
¿Cuál es el valor más bajo?
🔢
CONTAR
¿Cuántas celdas contienen números?
📋
CONTARA
¿Cuántas celdas contienen algún dato?
⬜
CONTAR.BLANCO
¿Cuántas celdas están vacías?
Asistente
El Asistente de funciones ayuda a buscar una función y completar sus argumentos. Selecciona la celda del resultado y presiona el botón fx situado junto a la barra de fórmulas. Insertar una función con el botón fx
SeleccionarHaz clic en la celda donde aparecerá el resultado.
InsertarPresiona el botón fx.
BuscarSelecciona la función necesaria.
ArgumentosDefine el rango o las celdas que serán evaluadas.
AceptarConfirma para ejecutar el cálculo.
Criterio
Antes de abrir el asistente, identifica qué necesitas descubrir. No elijas SUMA porque aparece primero. Pregunta si necesitas un total, un promedio, un extremo, un conteo o una evaluación lógica. Elegir la función antes de seleccionar los datos
🧠¿Qué función permite contar celdas que contienen cualquier tipo de dato?
Funciones lógicas
La función SI evalúa una condición y entrega un resultado cuando se cumple y otro cuando no se cumple. No calcula únicamente cantidades. También clasifica, compara y genera respuestas según una regla. La función SI permite tomar decisiones
La función SI convierte una condición en una respuesta automática.— DESAPRENDE
Estructura lógica
La función SI necesita tres partes obligatorias. Los tres argumentos de la función SI
❓Prueba lógicaToca para voltear
Es la condición que Excel debe evaluar, como C2>32.
✅Valor verdaderoToca para voltear
Es el resultado que aparecerá si la condición se cumple.
❌Valor falsoToca para voltear
Es el resultado que aparecerá si la condición no se cumple.
Ejemplo
Supón que C2 contiene la edad de una persona. Puedes utilizar: =SI(C2>32;”Mayor de 32″;”32 o menos”) Excel evaluará el valor de C2. Si es mayor que 32, mostrará Mayor de 32. En caso contrario, mostrará 32 o menos. Construir una función SI
ℹ️
Los resultados escritos como texto deben ir entre comillas.
Aplicación
Si una calificación se encuentra en B2 y el mínimo de aprobación es 60, puedes escribir: =SI(B2>=60;”Aprobado”;”Reprobado”) La prueba lógica es B2>=60. El valor verdadero es Aprobado. El valor falso es Reprobado. Clasificar resultados como aprobado o reprobado
EvaluarDefine la condición que debe cumplirse.
VerdaderoIndica qué mostrar si la condición se cumple.
FalsoIndica qué mostrar si la condición no se cumple.
ValidarCierra el paréntesis y presiona Enter.
Precaución
Excel puede aplicar una regla miles de veces, pero no puede determinar si esa regla es adecuada. El usuario define la condición, el límite y los resultados. Una comparación mal planteada automatiza una decisión incorrecta. La función SI no decide el criterio
Automatizar una regla no la vuelve justa ni correcta. Primero revisa el criterio; después aplícalo.— DESAPRENDE
Errores frecuentes
Una función puede fallar por problemas de estructura, referencias o tipos de datos. Qué revisar cuando una función falla
Revisión de funciones0 / 7
Actividad · Práctica guiada
Crea una tabla con nombres y calificaciones numéricas. Analiza una tabla de resultados
- ✓Ingresa diez nombres en la columna A.
- ✓Ingresa diez calificaciones en la columna B.
- ✓Utiliza SUMA para calcular el total de las calificaciones.
- ✓Aplica PROMEDIO para obtener la media.
- ✓Usa MAX para encontrar la calificación más alta.
- ✓Usa MIN para encontrar la calificación más baja.
- ✓Utiliza CONTAR para contar las calificaciones numéricas.
- ✓Utiliza CONTARA para contar los nombres ingresados.
- ✓Deja dos celdas vacías y aplica CONTAR.BLANCO.
- ✓Crea una función SI que indique Aprobado o Reprobado.
- ✓Copia la función SI hacia las demás filas y revisa las referencias relativas.
Comprueba que cada función responda una pregunta concreta. Revisa los rangos, compara CONTAR con CONTARA y verifica que la función SI cambie correctamente al copiarla hacia otras filas.
Síntesis
En este módulo aprendiste a construir funciones respetando su sintaxis y a utilizar argumentos, rangos y referencias relativas. También aplicaste Autosuma, SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR, CONTARA, CONTAR.BLANCO y la función lógica SI. Las funciones convierten datos en respuestas
Una función útil no empieza con el signo igual. Empieza con una pregunta clara sobre los datos.— DESAPRENDE