7. Funciones base de datos

Manual Excel Intermedio

Módulo 2 · Funciones Nivel Medio

BDSUMA Funciones de Base de Datos

📚 Manual de Microsoft Excel OTEC✦ Analizar registros mediante campos y criterios definidos

Las funciones de Base de Datos están diseñadas para analizar, extraer y realizar cálculos sobre grandes matrices o listados de información. Su principal ventaja es que procesan exclusivamente los registros que cumplen las condiciones definidas por el usuario.

📚Módulo 2📈Intermedio✦Funciones de Base de Datos

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Lo que aprenderás

✓Explicar el propósito de las funciones de Base de Datos en el análisis condicionado de registros.
✓Reconocer el prefijo BD como elemento común de las funciones pertenecientes a esta categoría.
✓Distinguir funciones destinadas a contar, extraer, sumar, multiplicar, promediar y obtener valores extremos.
✓Diferenciar los cálculos estadísticos basados en una muestra de aquellos aplicados a la población total.

PROCESAR ÚNICAMENTE LOS REGISTROS QUE CUMPLEN LOS CRITERIOS

Categoría de funciones

Cálculos condicionados sobre una base de datos

Las funciones de Base de Datos en Excel facilitan el análisis, la extracción y el cálculo matemático sobre grandes matrices o listados de información. A diferencia de una operación aplicada de manera general, estas fórmulas trabajan basándose en criterios o condiciones predefinidas por el usuario.

De este modo, Excel puede contar, sumar, promediar o analizar exclusivamente aquellos registros que cumplen los requisitos estipulados en un campo de la base de datos.

Base de datosConjunto estructurado de registros sobre el cual se realizará el análisis o cálculo.

CampoColumna de la base de datos cuyos valores serán contados, extraídos o procesados.

CriteriosCondiciones que determinan cuáles registros deben incluirse en la operación.

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Todas las fórmulas de este grupo comienzan con el prefijo BD. Esta característica permite identificarlas rápidamente dentro del catálogo de funciones de Excel.

Catálogo técnico

Funciones para analizar registros según condiciones

Revisa la descripción académica y técnica de cada función. El catálogo conserva el orden de la fuente y se divide en cuatro grupos según el tipo de resultado que entrega cada herramienta.

✓BDCONTAR: Cuenta las celdas que contienen números en el campo —columna— de los registros de la base de datos que cumplen estrictamente las condiciones especificadas.
✓BDCONTARA: Cuenta el número de celdas que no están en blanco —independientemente de si contienen texto o números— en el campo de los registros de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas.
✓BDDESVEST: Calcula y devuelve la desviación estándar basándose en una muestra probabilística de las entradas seleccionadas de una base de datos.
✓BDDESVESTP: Calcula la desviación estándar basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.

✓BDEXTRAER: Extrae de una base de datos un único registro preciso que coincide de forma exacta con las condiciones especificadas.
✓BDMAX: Evalúa y devuelve el número máximo —el valor más alto— en el campo de los registros de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.
✓BDMIN: Evalúa y devuelve el número menor —el valor más bajo— del campo de los registros de la base de datos que coincide con las condiciones especificadas.

✓BDPRODUCTO: Multiplica los valores matemáticos del campo de los registros de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas por el usuario.
✓BDPROMEDIO: Obtiene y devuelve el promedio —la media aritmética— de los valores de una columna, lista o base de datos que cumplen las condiciones analíticas especificadas.
✓BDSUMA: Suma los números contenidos en el campo de los registros que coinciden afirmativamente con las condiciones especificadas.

✓BDVAR: Calcula la varianza estadística basándose en una muestra representativa de las entradas seleccionadas de una base de datos.
✓BDVARP: Calcula la varianza estadística basándose en la población total de las entradas seleccionadas de una base de datos.

Criterio de selección

El tipo de dato y el alcance estadístico determinan la función

Aunque todas las funciones de esta categoría aplican condiciones sobre registros, el resultado depende tanto de la operación elegida como del alcance del análisis. Algunas diferencias son especialmente importantes al seleccionar la fórmula adecuada.

Contar números o no vacíos

BDCONTAR considera las celdas que contienen números. BDCONTARA cuenta las celdas que no están en blanco, sin importar si su contenido corresponde a texto o a un número.

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Muestra estadística

BDDESVEST calcula la desviación estándar y BDVAR calcula la varianza cuando las entradas seleccionadas corresponden a una muestra.

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Población total

BDDESVESTP calcula la desviación estándar y BDVARP calcula la varianza cuando las entradas seleccionadas representan la población total.

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El resultado de estas funciones depende de las condiciones definidas por el usuario. Antes de interpretar una suma, un conteo, un promedio o un valor estadístico, es necesario comprobar qué registros cumplen los criterios establecidos para el campo.

Síntesis

Análisis selectivo de grandes listados de información

En esta lección revisaste 12 funciones de Base de Datos. En conjunto, permiten contar celdas, extraer un registro, identificar valores máximos y mínimos, multiplicar, promediar, sumar y realizar cálculos estadísticos únicamente sobre los registros que cumplen las condiciones especificadas.

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Las funciones de Base de Datos convierten los criterios definidos por el usuario en un filtro de cálculo: solo los registros que cumplen las condiciones participan en el resultado.